القائمة الرئيسية

الصفحات

مشروع تخرج تحليل وتصميم نظام ادارة المكتبات

تابعنا ليصلك كل جديد

تحليل وتصميم مشروع تخرج نظام ادارة مكتبة

الفصل الاول الخلفية النظرية لتحليل نظام إدارة مكتبة :

المكاتب هي مصدر المعرفة لأنها تحتوي على الكتب التي بدورها تغذينا بالمعرفة, إذا بدونها لا تستطيع الحضارة العلمية المعقدة الحالية أن تعمل ولا يمكن أن تتطور الثقافة الإنسانية , التطور العلمي الحديث بدون وجود هذا الشيء الذي يطلق علية اسم المكتبات لا يكمن الحصول أو المحافظة علية نظراً للتقدم الكبير للتكنولوجيا في العالم وجب علينا بناء نظام آلي بديلاً عن الأدوات اليدوية المستخدمة حالياً حتى نواكب أو نسير مع هذه التكنولوجيا الحديثة , من خلال النزول الميداني تبين إن المشكلة تكمن في عدم وجود أنظمة مكتبية ولكن يتم استخدام أنظمة يدوية في استخدام السجلات في تخزين البيانات أي أنهم يقومون بجمع البيانات وتخزينها في سجلات قابلة للتلف ولكثرة البيانات قد يكون لديهم أكثر من سجل وهذا يحتاج إلى جهد ووقت في الوصول للبيانات أو تخزينها
  نشأت المكتبات

نشأت المكتبات أول ما نشأت كأداة لحفظ الكتب ومن ثم كوسيلة علمية عن طريقها تقيم الدرجة العلمية والحضارية التي وصلت لها الأمم , حيث انقسمت إلى قسمين مكتبات الكترونية وهي ليست ضمن نطاق هذا المشروع ولكنها تعتبر فرع من فروع الحضارة الإنسانية و نتيجة الحاجة الأساسية إلى وسيلة مبادلة ومقاييس قيم أو أداة تقيم , إن الأقوام البدائية تدبروا شكلا من الصفحات تسمى حاليا بالمخطوطات" التي كانت تلاقي قبولا عاما مناطق معينة, فتداولوها بينهم عبر أجيال وقد مرات بأطوار مختلفة وأشكال متباينة حتى وصلت إلى الكتب الورقية والأنواع الأخرى من المجلدات المتداولة اليوم .


مفهوم الإعمال المكتبية
الأعمال المكتبية متعددة تكمن أساسا في الإدارة الجيدة التي تدير العمليات المكتبية فيها مثل الاعاره ومتابعة المشتركين و فهرسة الكتب وتصنيفها.....

 ففي الإعارة تعتمد على المشتركين في المكتبة ولان كل مشترك يقوم بعملية استعارة لكتاب فيجب تخزين هذه البيانات , أيضا عملية الاشتراك تعتبر عملية أساسية في مفهوم الإعمال المكتبية , أيضا إدخال بيانات كتاب , يجب تحديد ما هي الكتب التي يمكن أن تعار والتي لا تعار , كما يجب تحديد مدة الإعارة , أيضا عند خروج مستعير او انتهاء مدة الاشتراك ، والغرامات المالية المترتبة عن تأخير الكتب كلها تعتبر إعمال مكتبية إدارية

 

خطوات تحليل نظام مكتبة



الفصل الثاني الدراسة التمهيدية ل تحليل نظام مكتبة

الدراسة التمهيدية لنظام المكتبة



تعتبر الدراسة التمهيدية هي المرحلة الأولى في بناء أي نظام (مشروع ) وتسمى أحيانا مرحلة تخطيط النظام

(system planning) وهي بالفعل تشمل كل هذه الاعمال من تعريف لمشاكل النظام الحالي وتحديد اهداف النظام المقترح ودراسة الجدوى من انشائه ووضع خطط مبدئية قابلة للتعديل تشمل تكوين فريق العمل وتوزيع الموارد المادية والبشرية وتكوين الخطة الزمنية وينتج عنها وثيقة خطة إدارة المشروع

الهدف الرئيسي من مرحلة الدراسةالتمهيدية لتحليل نظام مكتبة :

  1. جمع المعلومات gathering information
  2. تعريف المشكلة definition of the problem
  3. تحديد الأهداف setting the objectives
  4. دراسة الجدوى feasibility study

 


مرحلة جمع المعلومات information gathering


طرق جمع المعلومات لبناء نظام مكتبة library management system

: Definition of the problem تعريف المشكلة


  1. استخدام الأدوات اليدوية ( السجلات، الدفاتر) في نظام المكتبة القديم.
  2.  كثرة الأوراق والسجلات المستخدمة.
  3. الحاجة لوقت كبير لإنجاز أي عمل ( إضافة ، تعديل ، حذف ، بحث ).
  4. كثرت الأخطاء سوى عند إدخال البيانات أو عند تعديلها .
  5. كثرة التكاليف (عدد العاملين، السجلات ).
  6. ضعف الرقابة قد يسمح بضياع الأصول والبيانات .
  7. قلة الأمان ووسائل الحماية.
  8. يمكن أن يحدث ازدواجية في البيانات بتكرار نفس الشيء مرات ومرات.
  9. عدم توفر المعلومات.



: Setting The Objectives تحديد الاهداف



.تطوير النظام القديم ان وجد

  1. وجود صلاحية لكل مستخدم للوصول للبيانات .
  2. التحول من الإدارة التقليدية الى الإدارة الالكترونية
  3. تحسين خدمات المكتبة استعارة بحث إضافة ......
  4. تسهيل إجراءات الإعارة وتخفيف وقت الانتظار على زوار المكتبة.
  5. سهولة استخراج وفعالية التقارير لإدارة المكتبة.
  6. تحيطهم بالخصوصية التامة بالنسبة لطبيعة ومادة الكتب التي قاموا باستعارتها.
  7. تحقيق وسرعة ودقة عالية في تنفيذ الإجراءات وتقديم الخدمات بالاعتماد على استخدام التكنولوجيا في هذا المجال.
 

حدود نظام ادارة مكتبة (مشروع ادارة مكتبة):-

هو الإطار الذي يضم جميع مكونات النظام فيكون كل ما يقع داخل الإطار منتميا إلى النظام وينقسم الى


:حدود مكانية
هو المكان الذي سيتم تشغيل النظام فيه( حيث ان هذا النظام يتم تشغيله في مكتبة ) 

:حدود زمانية

   هو الوقت الذي يعمل فيه النظام وهو وقت الدوام في المكتبة سواء كان خلال الترم او يوميا من الساعة الثامنة صباحا وحتى الواحدة ظهرا

دراسة الجدوى لنظام المكتبة :

تعتبر دراسة الجدوى هي اهم مراحل الدراسة التمهيدية حيث انها تتعلق بإقامة مشاريع عملاقة طويلة الأجل وحيث ان الغرض من هذه الدراسة في مجال نظم المعلومات هو معرفة إمكانية بناء نظام حاسوبي يعمل على مجموعة من التقنيات والبرامج الحديثة الأصلية والتي تزيد من الكفاءة و الموثوقية للنظام وسهولة استخدامه وهذه الدراسة يجب ان تؤكد وجود حل من الحلول يجب الاعتماد عليه بل يجب ان يكون هذا الحل مقبولا تنظيميا و معتدلا اقتصاديا ومتطورا فنيا وتكنولوجيا.
وتهدف دراسة الجدوى الى التعرف على احتياجات المشروع وفرصة نجاحه والتهديدات التي سيواجهها وتهدف أيضا الى اثبات ان المشروع ناجح وسيحقق الفائدة التي بني من اجلها
Technical Feasibility study الجدوى التقنية (الفنية)متطلبات مادية : وهي المعدات والأجهزة التي سوف يعمل عليها النظام

متطلبات برمجية : وهي البرامج الواجب تحميلها الى الجهاز لكي يعمل النظام

: Economical Feasibility study الجدوى الاقتصادية لنظام المكتبة

التكلفة المادية للنظام الحالي المتكررة سنويا


التكلفة المادية للنظام المقترح المتكررة سنويا

مواصفات الأجهزة :

مواصفات الاجهزة المتطلبه لتشغيل النظام

التكلفة المادية للنظام المقترح الغير متكررة:

التكاليف البرمجية لنظام ادارة مكتبة

التكاليف البرمجية للنظام الجديد :

التكاليف البرمجية لنظام ادارة مكتبة مركزية



المقارنة بين تكلفة النظام القديم والجديد :


المقارنة بين تكلفة النظام القديم والنظام الجديد لادارة مكتبة مركزية


مقارنة بين النظام الحالي والنظام المقترح


مقارنة بين النظام الحالي والنظام المقترح لادارة مكتبة مركزية

من خلال المقارنة السابقة نجد ان اجمالي تكاليف النظام القديم اقل من اجمالي تكاليف النظام الجديد ويمكن تقسيم العوائد الى قسمين :-


الفوائد الملموسة:

وتتمثل في زيادة الميزانية بشكل كبير لصالح المكتبة التي نصمم لها النظام ومن الفوائد الملموسة التي سيحققها النظام ما يلي:


  1. التقليل من عدد الموظفين.
  2. تقليل ارشفة الملفات والوثائق والتقارير الخاصة بالمشتركين الذين تتعامل معهم المكتبة.
  3. السرعة في ادخال البيانات واسترجاعها وسهولة تعديلها.

الفوائد الغير ملموسة:

  1. توفير البيانات والمعلومات الخاصة بالحسابات المختلفة للمكتبة وذلك يساعد على اتخاذ قرار صحيح.
  2. تفاعل افضل مع البيئة الداخلية والخارجية.
  3. تحسين صورة المكتبة امام الاخرين والمرونة في التعامل مع زوار المكتبة والمشتركين.

دراسة الجدوى التشغيلية Operational Feasibility Study

تهتم هذه الدراسة بالناحية التشغيلية للنظام من حيث قدرة الإدارة على تحمل الأعباء التشغيلية اللازمة لتشغيل النظام وعند دراسة النظام وجدنا ان العديد من الموظفين قادرين على التعامل مع الحاسوب .
وكذلك يلزم تدريب العاملين على كيفية استخدام النظام الجديد فقط وذلك لمعرفة العاملين بأساسيات الحاسوب ومن كل ما سبق يتضح انه لا مبرر بالاستمرار في النظام القديم (اليدوي) وانه ينبغي عليهم الإسراع في حوسبة النظام القديم في أقرب وقت ممكن

دراسة الجدوى الزمنية Time Feasibility Study 

تهتم هذه الجدوى بدراسة الوقت والجهد اللازم لإنجاز المهام في النظام القائم وذلك من خلال النظر ومقارنة النظام اليدوي بالنظام الألي:

 

جدول يوضح دراسة الجدوى الزمنية لبناء نظام لادارة مكتبة
المنهجية المستخدمة في تحليل المشروع
منهجية الشلال waterfall



الفصل الثالث التحليل لنظام ادارة مكتبة analysis

3 تمهيد:ـ إن مرحلة التحليل تعد الهامة في بناء أي نظام , وبقدر ما يكون التحليل جيدا بقدر ما تكون كفاءة وفعالية النظام عالية وذلك لأنه عندما يكون التحليل سليما لأدق التفاصيل ومحددا لمتطلبات النظام وموصفات متطلباته فإنه يمكن اعتماد نتائجه و الارتكاز عليها التصميم. 
3.1 تعريف التحليل:ـ هي المرحلة التي تعني بالتحليل الدقيق لعمليات وبيانات النظام القائم بهدف فهم النظام وتحديد وظائفه ومشاكلة والاحتياجات من النظام الجديد ويتم ذلك بناءه على المعلومات التي تم الحصول عليها من خلال الطرق المختلفة لجمع المعلومات. 
3.2 اهمية التحليل :ـ
  1. تعتبر المرحلة الاساسية من مراحل بناء وتصميم النظام من خلالها يتم الحصول على نظام ومخرجات صحيحة.
  2. من خلالها يتم فهم النظام القديم وامكانية بناء النظام الجديد.
  3. يتم من خلالها بناء مخطط ERD الذي يعتبر اللبنة الاساسية في مرحلة التصميم.

3.3 تعريف النظام المقترح:ـ وهو عبارة عن نطام ادارة مكتبة حاسوبي يحتوي على برمجية مصممة لتلبي احتياجات المكتبة وتسهيل العمليات التي تتم فيها.

3.4 مميزات النظام المقترح:ـ
  • تبسيط وتسهيل الإجراءات الإداريةالتي تحدث في المكتبة.
  • تحقيق السرعة والفعالية والسهولة في عمل مستخدم النظام.
  • تسهيل معرفة الحالة اليومية للمكتبة من اعارات وإعادة اعارات الداخلة و الخارجة .

3.5 الوظائف التي سوف يقدمها النظام:ـ
  • تسهيل البحث عن الكتب.
  • ادارة عملية الاعارات.
  • ادارة استلام الاعارات من المشتركين.
  • ادارة التقارير.
3.6 توصيف المتطلبات:ـ في هذه المرحلة يمكن تحديد المتطلبات الوظيفية والغير وظيفية لـ النظام المقترح.
3.6.1 المتطلبات الوظيفية:ـ
هي المهام التي يجب على النظام القيام بها وهذه الوظائف متمثلة في:

  1. الادخال : حيث يكون النظام قادر على ادخال البيانات .
  2. التعديل : تعد عملية التعديل مهمة وضرورية في حالة حدوث أخطاء في عملية ادخال البيانات المخزنة مسبقا في قاعدة البيانات .
  3. العرض : حيث يوفر النظام إمكانية عرض البيانات المدخلة مسبقا في قاعدة البيانات على هيئة تقارير
  4. الحذف : يوفر النظام للمستخدم إمكانية الحذف في البيانات الغير ضرورية او التي حدث بها خطئ اثناء عملية الادخال في قاعدة البيانات.

3.6.2 المتطلبات الغير الوظيفية:ـ
هي متطلبات تتعلق بالمواصفات التشغيلية للنظام والقيود المفروضة على الوظائف التي يقدمها النظام ومن اهمها:
  1. سهولة الاستخدام .
  2. كفاءة النظام .
  3. الأمنية .
  4. الموثوقية.
  5. قابلية التطوير والتعديل .
  6. الرسائل التحذيرية
3.7 تحليل عمليات النظام

3.7.1 نموذج وظائف النظام BFD 
في هذه المرحلة يتم تحليل العمليات والوظائف التي تتم داخل النظام من خلال الأدوات التالية:

I. نموذج وظائف النظام BFD

II. مخطط تدفق البيانات DFD

3.7.2 المخطط البيئي
المخطط البيئي لنظام مكتبة مركزية



3.8 تحليل بيانات النظام ادارة مكتبة (System Data Analysis ):ـ

ويتم ذلك باستخدام الأدوات التالية:

3.8.1 تصنيف البيانات :

يقصد بعملية تصنيف البيانات هو تقسيمها الى مجموعات بحيث تتدرج مفردات البيانات ذات الملامح المشتركة في مجموعة واحدة يمكن تميزها عن بقية المجموعات.
هناك عدة طرق لتصنيف البيانات أهمها : 
3.8.1.1 التصنيف الوجهي:ـ حيث تصنف المفردات في مجموعات كل مجموعة تمثل وجها ً وكل وجه يمثل منظورا خاصا لهذه المفردات. 
3.8.1.2 التصنيف الهرمي:ـ

 وهي من أهم طرق التصنيف في مجال نظم المعلومات بصفة خاصة حيث تصنف مفردات البيانات إلى مجموعات رئيسية وكل مجموعة رئيسية تنقسم إلى مجموعات فرعية وكل مجموعة فرعية تنقسم الى مجموعات فرعية اصغر وهكذا

وفي هذا المشروع تحليل نظام ادارة مكتبة قمنا باستخدام التصنيف الوجهي أي سوف نصنف البيانات الى جداول وحقول.

ويتم وصف جداول النظام بالشكل التالي:
  1. تحديد اسم الجدول.
  2. تحديد أسماء الحقول لكل جدول.
  3. تحديد نوع كل حقل.
  4. تحديد حجم كل حقل.
  5. تحديد وصف كل حقل.
  6. تحديد المفاتيح الأساسية والمفاتيح الفرعية التي تربط بين الجداول

3.9.2 نمذجة البيانات:ـ

وفيها يتم إعداد النموذج المفاهيمي للبيانات والذي يسمى بنموذج الكيان والعلاقة الرابطة(ERD) والذي سيتم الحاقة.

3.9.2.1 نموذج الكيان والعلاقة:ـ
هو عباره عن نموذج يبين كيانات النظام وصفاتها وكيفية ارتباط هذه الكيانات مع بعضها باستخدام الرموز الرسومية.

 

مخطط الكيانات والعلاقات لنظام مكتبة مركزية

الفصل الرابع التصميم لنظام ادارة مكتبة

التصميم هو المرحلة التالية لعملية التحليل وتعتمد مرحلة التصميم على تلك النتائج والمعلومات التي تم الحصول عليها بصورة علمية ومنهجيه خلال عملية التحليل
وفي هذا الفصل سوف نتطرق الى تصميم الجداول الأساسية لقاعدة البيانات وتصميم إجراءات خوارزميات النظام
4.2 اعداد قاموس البيانات :ـ

مفهوم قاموس البيانات:ـ عبارة عن ملف يحتوي على كل المفردات المستخدمة في النظام ومرتبة ترتيباً منطقياً, حيث يعتبر مرجع رئيسي لمحلل النظم
أهمية قاموس البيانات :ـ يقوم بتوثيق كافة عناصر النظام ويمكن من خلاله تتبع أي مفردة و مكان ظهورها.

4.3 بناء مخططات لتوضيح سير العمليات في النظام

مخطط سير العمليات


الفصل الخامس التنفيذ لنظام ادارة مكتبة

في هذا الفصل يتم توضيح الشفرة البرمجية بلغه البرمجة فيجوال بيسك 6 لنظام ادارة مكتبة و يتم عرض و شرح النماذج أو الشاشات المستخدمة في هذا النظام وبعض الرسائل الموجهة إلى المستخدم مثل رسائل التنبيه أو التحذير .






لتحميل المشروع على شكل عرض جميل

انقر هنا للتحميل

تعليقات

البحث في هذه المدونة الإلكترونية

جدول المحتويات